Программа Microsoft Word — первый инструмент копирайтера

В этой статье мы рассмотрим один из основных и широко используемых продуктов корпорации Майкрософт – текстовую программу Microsoft Word. Среди русскоговорящих пользователей принято называть её просто «ворд». При упоминании «вордовского документа» речь идёт о документе, созданном при помощи редактора Microsoft Word. Программа для создания и обработки текстов является составляющей частью офисного пакета Microsoft Office. Основная масса цифровой документации создаётся с использованием именно этого приложения.

Но не будем отвлекаться от Microsoft Word. Грубо говоря, Ворд для копирайтера – это как кисть для художника. Применяя возможности программы, автор из хаотичного набора букв кириллицы создаёт фразы, вызывающие смех или слёзы, желание купить или зарегистрироваться, читать дальше или выполнять какие-либо действия. Чтобы тексты писались максимально удобно, программа Microsoft Word обладает широким спектром функций. Пробежимся вкратце по основным.

Инструменты Microsoft Word

Одна из важнейших для копирайтера функций – это учёт числа знаков в документе. Зачем она нужна? Начисление гонорара осуществляется исходя из количества знаков в тексте. Таким образом, размер статьи – это первое, на что необходимо ориентироваться автору. Кнопка вызова опции в программе Word, изданной в 2003 году, расположена в левом секторе панели инструментов и называется она «Пересчет».

В более поздних версиях текстового редактора нахождение и наименование кнопки может быть иным. Но найти её не составит особого труда. Основное – она существует и необходимо знать, как её использовать. Кроме количества знаков, выдаётся и число строк, слов, страниц и абзацев документа word. Между прочим, лет двадцать назад пишущая для периодики братия получала оплату по количеству строк. Литераторы и сегодня исчисляют объём своих работ количеством листов. Если заглянуть в последний лист любой книги, среди иных данных будет и количество печатных страниц. Итак, утилита, позволяющая рассчитать основные показатели текста, весьма полезна для копирайтеров.

Будь щедрым, жми кнопку!

Следующий ценнейший инструмент – это проверка орфографии документа word. Далее будет подробно описан механизм проверки. Сейчас же упомянем, что программа выделяет неграмотно написанные фрагменты подчёркиванием. Если неправильно написано слово, оно подчёркивается красной линией, если ошибка в расстановке знаков препинания – зелёной. Следует иметь в виду, что правила русского языка не всегда корректно истолковываются заокеанской программой. Иногда утилита выделяет абсолютно грамотные слова или предложения, не замечая явные нарушения правил. Поэтому никакие электронные помощники не заменят вычитку текста «вручную».

Очень полезна для многих функция выбора шрифта в ворд. Так, можно не только выделить определённые участки документа другим шрифтом или другим размером, но ещё и написать их жирно или с наклоном. Подобные возможности программы нечасто применяются копирайтерами. Но иногда в технических условиях чётко задается шрифт и размер букв. Бывают и заказы, регламентирующие количество листов, исписанных шрифтом определённых параметров. Чаще всего это необходимо при перепечатывании материалов на бумагу. В подобных случаях умение работать со шрифтами в ворд очень помогает. Чтобы выделить важные фразы используют наклонный шрифт, а для подзаголовков – жирный.

Иногда задание предполагает вставку картинок, о чём упоминается в техническом задании. Как сделать в word введение изображения непосредственно в тело текста? Очень просто: в левом углу панели инструментов найдите кнопку «Вставка» и далее выбираем «Рисунок».

Форматирование документа

Форматирование текста – это важнейший инструмент профессионального копирайтера. Новички в профессии даже не догадываются о том, что к заказчику статья может дойти в совершенно ином виде, нежели её отправил автор. Варианты программы, выпущенные в разное время, закрывают документ по-разному. А в магазинах статей на биржах их ещё и обрабатывают средствами HTML, которые значительно видоизменяют работу, делая её визуальное восприятие сложным и неудобным.

Корректным будет сравнение программы Ворд с камерой для кинооператора. Непрофессиональный пользователь запечатлеет всё в автоматическом режиме. Более вдумчивый фотограф настроит свой аппарат вручную, получив наилучший эффект. В случае фотографа-любителя никаких опасных последствий слабеньких фото не предвидится. А вот копирайтер, не разобравшийся с тонкостями работы в word, может остаться без заказчиков.

Теперь о самом важном. Чтобы отобразить в электронном варианте своё творение, необходимо набрать его в текстовом редакторе, после чего скопировать из документа и ввести в поле для готовой работы (это может быть как публикация на сайте напрямую, так и сдача работы на бирже статей). Следует иметь в виду, что при перенесении текста, изначальное форматирование теряется. Это означает, что «красные строки», интервалы и абзацы (автоматические) исчезают. Чем это грозит? Разберём самые неприятные последствия.

• Частым требованием (или пожеланием по умолчанию), является разделение одной пустой строчкой абзацев. Это делается для улучшения зрительного восприятия текста. Но в Ворде автоматически после абзацев вставляется пустая строка. То есть, рассматривая документ перед переносом в форму сдачи заказа, автор видит вполне приятную картинку – между абзацами один интервал. Переведённая в поле заказа, статья преображается в однородный плотный текст, лишённый разделителей. Безусловно, в определённый момент, каждый копирайтер, создающий работу в word, доходит до того, чтобы править текст непосредственно в форме готового заказа. Однако лишней работы можно избежать, введя некоторые изменения в настройки текстового редактора. Для этого нужно зайти в меню, найти нужные параметры (автоввод, абзац, автозамена и другие), все установленные показатели изменить на «0», определив эти значения по умолчанию. Теперь, создавая документ, автор будет сразу видеть окончательный результат, именно тот, что получит от него заказчик.
• Орфография. Польза этого сервиса несомненна. Сколько часов работы сэкономила для нас проверка орфографии от Ворд! Но настройки по умолчанию несовершенны, зачастую они позволяют авторам делать досадные ошибки. Например, согласно «грамоте» ворда, слова, содержащие цифры и маленькие буквы, не являются ошибкой. То есть, 15см или 4кг будут пропущены редактором. Могут быть незамечены и ошибки в словах, набранных заглавными буквами. Как сделать в word собственные настройки проверки орфографии? Войдя в «Правописание» — «Параметры», можно скорректировать основные критерии тестирования грамотности текстов.
• О сохранении документов. Много лет работая в word, мы знаем, что написанные документы сохраняются в формате .doc. Но в разработанных после 2003 года версиях редактора, производитель изменил формат на .docx. Версии программы, созданные ранее, не открывают подобные документы. То есть, получив работу в современном расширении, заказчик (если он пользуется более старой версией проги) даже не сможет в документ заглянуть. Поэтому, сохраняя файл, делаем это следующим способом: «Сохранение» — «Сохранить в формате» — Word 97-2003.

Мы перечислили лишь самые явные проблемы, возникающие при незнании тонкостей работы с документами word. Перечень осложнений, вызываемых использованием автоматического режима, может быть значительно длиннее.

И ещё одним важным доводом за изучение возможностей текстового редактора является удобство для самого автора. Между нами говоря, установленный по умолчанию вариант открытия текстов не очень хорош для работы за монитором ПК. Например, текстам, которым не суждено быть перенесёнными на бумагу для последующего хранения, совершенно не нужны широкие поля. Также излишком являются и большие междустрочные интервалы. Несколько часов исследования возможностей текстового редактора позволит создать свой собственный, удобный именно для вас вариант настройки. А знания, как известно, за плечами не носят, вполне вероятно, что углублённое изучение ворда принесёт и другие ощутимые дивиденды.