Как сделать больше дел и потратить меньше времени

Порой во время бесед на разных мероприятиях или просто в частных разговорах поднимается тема – как можно успеть во время работы сделать больше дел? Это болезненный для многих вопрос – зачастую его задают люди, которые в своей деятельности достигли определенного потолка, а в какую сторону им двигаться дальше, не имеют понятия.

При любой успешной деятельности основой для дальнейшего развития становится грамотный и скрупулёзный подход к планированию последующих действий. Без тщательной разработки шагов в направлении цели движений к ней напоминает блуждание в темноте, наощупь, причём направление человеку неизвестно.

Всем знакомо чувство, когда кажется, что деятельность не только в разгаре, но и приносит плоды. Но вот проходит несколько дней, и вдруг становится понятно, что из ожидаемого к выполнению объёма работ не сделано почти ничего. На ум приходит сравнение с мышиной вознёй — стремление сделать больше дел привело в итоге непонятно к чему.

Периодически это случается со всеми. Бывает и так, что информации для работы предостаточно, но нет структуры, чтобы её применить. Хочется делать работу лучше, но непонятно, как на практике воспользоваться полученными данными.

Будь щедрым, жми кнопку!

Для примера можно привести маркетинг, где такое положение дел отнюдь не редкость. Люди пребывают в недоумении, потому что прочли большое количество учебных материалов, рассылок, книг, информация в голове имеется, но как применять её – непонятно.

И это – прямое следствие безграмотного подхода к своим ресурсам, а результатом становится бездарная трата времени.

Если попытаться объединить эти вопросы в систему, можно выделить несколько основных пунктов, выполнение которых позволяет лучше вести дела и при этом получать удовольствие от работы.

1. Распорядок дня для человека, желающего добиться успеха

Разумеется, не обязательно следовать буквально всем этим правилам – можно даже обратиться к тем, кто занимается таймменеджментом с профессиональной точки зрения и обучает этому других. Однако эти методы с большим успехом применяют и считают, что для работы с собственным временем они достаточно эффективны.

• День начинать надо с физзарядки. При выполнении упражнений организм намного быстрее приходит в рабочее состояние, разминаются мышцы, разгоняется кровь. Способны обеспечить неплохой эффект даже самые простые растяжки. Упражнения каждый должен выбрать для себя индивидуально: то, благодаря чему организм получит наибольшую пользу.
• Составление списка дел. Планирование, конечно, любят далеко не все – но это один из самых хороших способов. При отсутствии такого списка может весь день пойти насмарку. Можно попробовать начать с записей в блокноте, постепенно переходя на электронные устройства – кому что нравится.
• Задачи необходимо сортировать. Это более удобно при составлении долгосрочных планов, но чтобы понять,  как экономить время, научиться отделять важное от второстепенного – первое, что следует сделать. Для начала вполне достаточно и этого.
• Как справиться с информационным голоданием. Сильнее всего отбирает время интернет – блоги и новостные сайты, социальные сети и форумы «по интересам». Это можно сравнить с мусором, который пытается пробраться в нашу жизнь. Про газеты, телевизор и прочие «кладези» информации лучше вообще промолчать. Необходимо научиться выделять лишь то, что понадобится для работы. Остальное следует исключать.
• Перерывы в работе. Они необходимы всякий раз, когда наступает усталость – если отказывать себе в отдыхе, мозг устает и перестает что-либо соображать. Перегрузки оказывают на мыслительные способности достаточно негативное влияние и тормозят рабочий процесс.
• Делать уборку. Старые вещи удивительным образом постепенно начинают мешать работе, и как ничто другое может исправить ситуацию избавление от хлама. В мобильном, в компьютере, в почтовом ящике, как и на столе, да и вообще в квартире скапливается самый разнообразный мусор. Несложно выделить какое-то время, например, раз в месяц, чтобы избавиться от всего ненужного. Компьютер очищается от ненужных файлов, мобильник – от старых сообщений. Из дома все, что морально устарело, надо продать или просто выбросить.
• Отдых. Это мероприятие не всегда получается запланировать, но тут уж как кому удаётся.

Такой распорядок можно составить и самостоятельно, взяв за основу вышеизложенное и добавив коррективы в соответствии со своим образом жизни.

2. Как сделать первый шаг

Уже вроде бы и всё готово, но какие-то мелочи всё время мешают приступить наконец к выполнению плана. Причина в том, что даже для освоения нового уровня собственного развития большинство опасаются сделать первый шаг. И неважно, что это: новая стратегия или проект, смена имиджа и так далее.

Но как бы то ни было, начинать с чего-то необходимо. Откладывая решение на потом, возвращаться к нему будет очень сложно. Как здесь не вспомнить старую поговорку – «не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». Отбросив надуманные причины, из-за которых откладываются многие интересные и замечательные проекты, надо приниматься за дело прямо здесь и прямо сейчас. Это несложно – потребуется лишь сделать первый шаг.

3. Аутсортинг, делегирование

Эта тема слишком обширна, чтобы описывать её целиком. Но некоторые моменты прояснить всё же можно.

1) Необходимо делегировать рутину. Любой бизнес или творчество она способна уничтожить полностью…  Можно ли потратить меньше времени и выполнить то же количество работы? А что, если просмотреть свои задачи и поручить часть из них выполнять кому-то ещё (с подробными инструкциями, разумеется?) Множество мелких обязанностей вроде упаковки, отправки продукции, обеспечения техподдержки или обзвона клиентов способны превратить в рутину любое интересное начинание.

2) Делегировать нужно и то, в чем плохо разбираетесь. Никто из нас не может уметь абсолютно всё – это нормально. Лучше уделить повышенное внимание тому, что умеете делать хорошо – например, созданию продукции или управлению, а технические вопросы, активные продажи и бухгалтерские отчёты оставить тем, кто разбирается в этом лучше. Толку от некомпетентного вмешательства немного, зато это хорошо отвлекает от основной работы.

3) Делегирование тактики – пункт важен для того периода, когда достигнут достаточно высокий уровень роста. Начальные этапы развития подразумевают занятие тактическими вещами – например, самостоятельная разработка новой продукции и делегирование всего остального. Но со временем и разработку лучше кому-нибудь поручить и заняться только контролем над продвижением бизнеса.

Как основную проблему для делегирования можно обозначить затруднения с поиском толкового исполнителя. Поэтому начинать лучше с малого – делегировать рутину. Такую работу способен делать кто угодно – при условии толковых инструкций. Чтобы исполнитель мог делать работу лучше, можно написать специально для него пошаговые действия, по которым он будет выполнять каждую операцию.

Многие рутинные операции можно поручить выполнить пользователям интернета с помощью сайтов free-lance.ru или zarplata.ru. Конечно, поначалу делегировать бывает не очень приятно, но это надо рассматривать как производственную необходимость.

4. Постановка целей

Большинству из нас всё же не хватает понимания, к какой же именно цели они двигаются? Не следует полностью сосредотачиваться на финансовой составляющей, забывая при этом стратегическую.

При любом занятии надо решить, почему заниматься надо именно этим? Не следует заявлять, что основная и главная цель – это деньги. Рассматривать их следует только в виде средства для достижения цели. Количество их при этом не должно быть значимым моментом.

Основная цель должна быть понятной людям, а деньги лишь служить одним из средств для достижения её. В зависимости от того, что хотелось бы иметь в результате, будет продвигаться и стратегия развития любого бизнеса.

5. Получать удовольствие от жизни

А главное – это то, что любая работа, любое дело должны приносить только приятные эмоции – иначе зачем ей заниматься? Если найти в жизни своё место, остальное притягивается само собой. И задачей должно быть не столько то, как сделать больше дел, а то, как заниматься этим правильно и получать удовольствие. Любое дело, которым хочется заниматься на все сто процентов, и будет настоящим.